HR tím spoločnosti STILL CZ presúva aktivity v rámci náboru a onboardingu čoraz viac do online prostredia a využíva IT technológie. Do tohto procesu sa mu podarilo zahrnúť aj spoluprácu s personálnymi agentúrami. Smart systém tak nahradil individuálnu evidenciu kandidáta, sleduje kľúčové dáta a efektívnosť riešení poskytuje HR oddeleniu viac času venovať sa zamestnancom aj po ich prijatí do zamestnania.
Spoločnosť STILL patrí medzi najinovatívnejších komplexných dodávateľov vysokozdvižných vidlicových vozíkov, ťahačov, najmodernejšej skladovej techniky a súvisiacich služieb. Táto inovatívnosť sa prejavuje aj na HR oddelení spoločnosti. Pod vedením HR Špecialistiek sa pohovory s kandidátmi presunuli do online prostredia. Na ich kvalite to však neubralo. „Digitalizujeme akékoľvek dokumenty z oblasti HR, onboarding nových zamestnancov, zaviedli sme online mítingy, online workshopy, využívame zdieľané platformy,“ popisuje zmeny jedna z nich, Tereza Vrábelová.
Učili sa personalisti, aj kandidáti
Ako hovorí Ivana Majerová, HR Manažér STILL CZ a STILL SK, spočiatku to bol veľký nezvyk. „Museli sme zdokonaliť kvalitu pripojenia a prenosu dát, riešili sme vhodné prostredia online priestoru, museli sme vydať aj pravidlá online mítingov.“ Zmena sa zásadne dotkla aj náborového procesu. „Učili sme sa my i kandidáti. Aj keď kandidáti boli spočiatku mnohokrát lepšie vybavení, respektíve disponovali väčšími skúsenosťami s online mítingami než naši klasickí personalisti, všetko sme úspešne nastavili, vyladili a pohovory prebiehali i touto formou. Pre každé druhé kolo výberového konania, respektíve pre všetky kolá výberových konaní na pozície špecifické odborné, napríklad servisný technik, kde je potrebné zložiť test i praktickú skúšku, sme volili osobné stretnutie za dodržania všetkých potrebných hygienických opatrení,“ vyjadrila sa Ivana Majerová.
Dostupnosť údajov a okamžitá interakcia
Pri nábore využíva firma smart systém Nalgoo ATS. „Všetky kroky náborového procesu sú pod jednou strechou a hneď prístupné, od prijatia životopisu až po uzatvorenie pozície. Systém v plnej miere nahradil dovtedy zaužívanú individuálnu evidenciu kandidátov,“ uvádza HR Špecialistka spoločnosti STILL. Tereza Vrábelová zase oceňuje, že „na úvodnej stránke vidíme prehľad všetkých akcií, ktoré sa od posledného prihlásenia v Nalgoo udiali. Komunikácia medzi HR oddelením a manažérom, ktorý vedie výberové konanie, je jednoduchá a efektívna, čo sa týka zanechania poznámok a posúvania kandidáta. Všetky potrebné údaje k danému kandidátovi sú jednoducho dostupné a systém umožňuje s kandidátom okamžitú interakciu. Oceňujem tiež vizuálne veľmi pokročilý systém, ktorý roztrieďuje kandidátov podľa jednotlivých personálnych agentúr, s ktorými spolupracujeme.“
„Vylaďovanie“ systému môže byť intenzívne, no výsledok stojí za to
Aby ste „vyladili“ každý detail a vytvorili efektívne riešenia, nastaveniu systému predchádza intenzívna a promptná komunikácia s Nalgoo tímom. HR špecialistka je so spoluprácou spokojná. „Komunikácia s tímom bola vždy na veľmi dobrej úrovni – trpezlivo si vypočuli všetky naše potreby, snažili sa nájsť riešenie alebo kompromis. Ak máme kedykoľvek, aj teraz, nejaký problém, vždy je do 24 hodín vyriešený,“ pochvaľuje si Tereza Vrábelová. Na to, aby bol systém maximálne prispôsobený preferenciám klienta, je potrebné doladiť niekoľko detailov. „Na základe demo verzie nám bol predstavený systém Nalgoo so všetkými funkcionalitami a výhodami jeho používania. Konkrétne nastavenia a potrebné prístupy nám prispôsobili podľa našich potrieb a zorganizovali online školenie všetkým, ktorí systém využívajú. Dostali sme tiež manuál pre manažérov, ako systém používať.“ Po prvotnej časovej investícii a plnohodnotnom zavedení systému do praxe je práca s Nalgoo jednoduchá a komfortná.
Kde nájsť vhodného kandidáta?
„Všetky otvorené pracovné pozície pripisujeme personálnym agentúram, ktoré máme uvedené v Nalgoo – výberové konanie je automaticky evidované na ich internom Nalgoo účte,“ prezradila Tereza Vrábelová. Zároveň danú pracovnú pozíciu prezentujú na portáli Profesia, svojich webových stránkach a firemnom intranete. Využívajú tiež služby Facebooku a LinkedInu, kde zdieľajú voľné pracovné pozície. „Najviac sa nám osvedčila komunikácia s personálnymi agentúrami, ktoré často s kandidátom absolvujú prvé kolo pohovoru a až potom sa rozhodujú, či nám ho na výberové konanie odporučia, to znamená: nahrajú nám ho do Nalgoo.“ Rovnako funguje aj dobrá referencia.
„Stále väčšou výzvou je pre nás obsadzovanie pozícií kvalifikovaných servisných technikov, a to hlavne v oblastiach, kde je minimálna miera nezamestnanosti,“ priznáva HR Špecialistka z tímu. „Stretávame sa tiež s nadsadenými finančnými očakávaniami kandidátov a s tým, že kandidát s nami prestane komunikovať, prípadne nám, ani personálnej agentúre, neuvedie, že si už zamestnanie našiel,“ dopĺňa Tereza Vrábelová.
Dáta posúvajú vpred
S využitím systému Nalgoo ATS vedia na HR oddelení vyhodnocovať hneď niekoľko kľúčových parametrov. „Zaujíma nás, koľko kandidátov spĺňa požiadavky na danú pozíciu z celkového množstva došlých životopisov, finančné ohodnotenie a nároky kandidátov na konkrétnu pozíciu a dopyt po práci v rámci regiónov. Je totiž veľmi rozdielny v rámci krajiny, taktiež finančné požiadavky kandidátov,“ vysvetľuje HR Špecialistka.
Nebojíme sa investovať do ľudí
Spoločnosť investuje nielen do technológií, ale aj zamestnancov, aby si zachovala špičkovú pozíciu v rámci odvetvia. V čom táto investícia do ľudí spočíva? „Zamestnancom poskytujeme rôzne školenia: interné alebo poskytované centrálou v závislosti od ich pozície, a to špecializované školenia pre servisných technikov, školenia soft skills a obchodníckych zručností pre obchodných zástupcov, školenia manažérskych zručností pre manažérov, v rámci administratívy jazykové vzdelávanie a MS Office a v rámci náboru zamestnancov sa sústredíme na manažérske zručnosti, konkrétne na komunikáciu s kandidátmi.“
Potreby zamestnancov nás zaujímajú
Náborom zamestnancov však aktivita HR tímu nekončí. HR Špecialistka prezradila, aké kroky realizujú, aby zamestnanci mali aj po prijatí motiváciu v zamestnaní ostať. „Po troch až šiestich mesiacoch vyhodnocujeme adaptačný proces, raz ročne realizujeme pohovory so zamestnancami a poskytujeme im benefity, vzdelávanie a organizujeme firemné akcie.“
Prvý adaptačný pohovor absolvuje zamestnanec po 3 mesiacoch od prijatia, kedy sa už orientuje v základnom fungovaní spoločnosti a hodnotí sa jeho adaptácia ako zo strany zamestnanca, tak zo strany manažéra. „Vzniká tu priestor, kde môže zamestnanec navrhnúť možné podklady na zlepšenie v rámci onboarding procesu. Rovnaký pohovor so zamestnancom nastáva po 6 mesiacoch od jeho prijatia,“ pokračuje Tereza Vrábelová. „Zároveň starí i noví zamestnanci každoročne absolvujú zamestnanecké dialógy, kde sa stanovujú obchodné aj rozvojové ciele na ďalší rok. Aj pri tejto príležitosti má zamestnanec možnosť vyjadriť svoj názor a svoje rozvojové potreby. Všetky tieto potreby sa snažíme uspokojovať, prípadne vymýšľať iné aktivity, ktoré by zamestnancov motivovali pracovať v našej spoločnosti.“
Inovatívny HR tím už teraz vylepšuje jestvujúce systémy a postupy. Najbližšie plánujú implementovať tool Workday, ktorý sa špecializuje na manažovanie ľudských zdrojov a finančnú správu.
Autorka článku: Adriana Blahová
Fotky: archív STILL CZ
