Ako väčšina nápadov, aj tento prišiel z čista jasna. V lete sme oficiálne rozhodli o tom, že kvôli pandemickej situácii nebudeme organizovať mnohými obľúbenú anketu Learning & Development Awards. Pôvodný plán bol tento rok anketu pozastaviť a po zlepšení situácie, v roku 2021, sa k nej opätovne vrátiť. Je však dobrý nápad tento ročník len tak vynechať? Nesklameme fanúšikov ankety, ktorý sa na ňu každoročne tešia?
Odpoveď na otázky, ktoré sme si kládli, na seba nenechala dlho čakať. Jedného dňa sa v hlave nášho kolegu, Marka Šarmíra, zrodila myšlienka, o ktorú sa s nami v októbri podelil. Rada by som napísala, že nás okamžite jeho zámer nadchol a že sme sa nevedeli dočkať, kedy sa do tejto iniciatívy pustíme. To by som vás však klamala.
Od myšlienky k iniciatíve
Doba, v ktorej sme dennodenne riešili pandémiu, strasti prechodu do virtuálneho prostredia a pomaly ale iste blížiace sa sviatky, mnohým z nás bránila nadchnúť sa pre Markov nápad. Uvedomovali sme si, že za prípravou online eventu sa skrýva veľké množstvo práce. Neboli sme si istí, či si to môžeme dovoliť, nakoľko sme mali sami čo robiť preto, aby sme tento rok vytvorili dostatok príležitostí na udržanie si svojej práce.
Okrem toho bol október a Marko navrhol realizovať event už v decembri. Bol totiž presvedčený o tom, že to bude skvelý darček pre celú komunitu, a zároveň odmena pre všetkých, ktorí sa zaoberajú rozvojom dospelých.
Začalo nám to dochádzať. Čo sa stane, ak sa tohto nápadu nechytíme a upadne do zabudnutia? Pokiaľ sme o ňom nevedeli, nemali sme si čo vyčítať. Zrazu sme však cítili zodpovednosť vrátiť komunite práve v tomto období silu, ktorú dáva pravidelne ona nám.
Presvedčil nás… a od tohto bodu to už išlo veľmi rýchlo.
Získavanie partnerov
Ak máte pocit, že je výzva presvedčiť o bláznivom nápade svoj tím, tak si predstavte, čo nás čakalo pri oslovovaní partnerov. Chcelo to poriadnu dávku nasadenia a obhajovania ambiciózneho dátumu, ktorý sme stanovili na 17.12.2020.
Nasledovala príprava oficiálnej internetovej stránky a oslovovanie samotných rečníkov, ktorí tvorili gro celého eventu. Naša vášeň pre technológie a pôsobenie nie len vo vzdelávacej, ale aj technologickej oblasti, sa v celom procese zúročila. Vďaka tomu sme si dokázali väčšinu vecí pripraviť vo vlastnej réžii, aj keď sme na to mali iba mesiac a zopár dní.
Oslovenie rečníkov
Našim zámerom bolo vytvoriť priestor, v rámci ktorého môže vystúpiť každý, kto má záujem podeliť sa o svoje myšlienky a skúsenosti. Nechceli sme vytvárať reklamný priestor na služby lektorov či koučov, ale otvorené prostredie, v ktorom ich môže publikum skutočne spoznať.
HR špecialisti či manažéri takmer dennodenne hľadajú lektorov pre svoje projekty, no možno ste si už aj vy prešli procesom hľadania vhodného kouča či mentora. Chceli sme dosiahnuť, aby všetci účastníci mohli nahliadnuť do hláv odborníkov z prostredia rozvoja a doslova ochutnať témy, ktorým sa venujú.
Rečníkov sme oslovovali najmä cez platformu workshop.sk, na ktorej pôsobia desiatky odborných lektorov, o ktorých sa tu dočítate detailné informácie. Následne sme požiadali našich odborných partnerov o ich návrhy a v neposlednom rade sme ponúkli možnosť prihlásiť sa a vystúpiť komukoľvek, kto má komunite čo ponúknuť.
Cítili sme nesmiernu vďaku a pokoru, keď si naša iniciatíva vo veľmi krátkom čase získala podporu až 46 speakrov. Tí sa nebáli vystúpiť aj v tejto ťažkej pozícii, v ktorej prednášali pred desiatkami ľudí, s ktorými ich ako jediný interaktívny kanál často spájal iba chat. Ďakujeme!
Hľadanie platformy, cez ktorú budeme summit vysielať
Našou prvou voľbou pri plánovaní eventu bola aplikácia MS Teams, ktorú využívame ako komunikačný kanál v našom tíme. Nakoľko nám firma Microsoft po našom oslovení bola ochotná s technologickou prípravou pomôcť, naivne sme si mysleli, že túto stránku organizácie máme vyriešenú.
Netrvalo však dlho, kým sa ukázalo, že na realizáciu eventu, ktorý dávno prekročil rozmer klasickej konferencie, potrebujeme úplne iný druh platformy. Nakoniec sme sa rozhodli pre Hopin.
Hopin nám umožnil vytvoriť prehľadné prostredie, v rámci ktorého mali účastníci neustále k dispozícii celý program a možnosť presúvať sa medzi paralelne prebiehajúcimi prednáškami. Taktiež spolu mohli komunikovať prostredníctvom chatu alebo sa v určitom počte do prednášok aktívne pripojiť pomocou svojej kamery a mikrofónu. Zároveň sme mohli priamo cez platformu predávať vstupenky a zasielať všetkým prihláseným ľuďom potrebné e-mailové notifikácie.
Vďaka Hopinu sme dokázali manažovať všetko potrebné z jedného miesta. Navyše môžu účastníci svoje konto využívať aj naďalej, nakoľko sa na tejto platforme dennodenne organizujú desiatky ďalších zaujímavých eventov.
Ak Vás zaujíma, ako Hopin vyzerá, pozrite si náš krátky videomanuál. Video vzniklo s cieľom priblížiť účastníkom summitu celé prostredie a pomôcť im jednoducho sa v ňom orientovať.
Výber komplexnejšej platformy si samozrejme vyžadoval aj posilu, ktorá by nám pomohla s prípravou virtuálneho prostredia eventu a manažovaním backstage-u v rámci všetkých 6 paralelných vysielaní.
Vybrali sme si agentúru Yvents, ktorá má s Hopinom bohaté skúsenosti. Vďaka Matúšovi Bedrichovi a jeho kolegom prešiel každý rečník technickou skúškou. Navyše mal každý stage počas živého vysielania priradeného samostatného technika. Tí dávali pozor na to, aby boli rečníci pripravení, cítili sa počas vysielania komfortne, a zároveň nám pomohli úspešne zvládnuť všetky technické problémy, na ktoré sme počas dňa narazili.
Marketing náš každodenný
Zatiaľ čo sme sa tešili z toho, ako sme s eventom pokročili, zatiaľ o ňom okrem nás, partnerov a speakrov takmer nikto nevedel. Ďalším dôležitým krokom preto bolo vybrať správne marketingové aktivity a kanály, ktoré nám za jediný mesiac umožnia odkomunikovať pripravovaný summit čo najviac ľuďom.
V tejto oblasti bolo aktivít skutočne neúrekom.
Okrem toho sme vo veľmi krátkom čase potrebovali pripraviť profily rečníkov a prezentovať ich na oficiálnej stránke summitu. Pri 46 vystupujúcich sa to stalo našou dennodennou prácou, ktorá si vyžadovala správny pomer kreativity a rýchleho odovzdania informácií pre návštevníkov eventu.
Rovnako náročnou úlohou bolo správne odkomunikovať cieľ eventu, ktorým bolo ponúknuť možnosť rečníkom odprezentovať sa, inšpirovať návštevníkov, a navyše prispieť na dobrú vec. Summit mal byť oslavou vzdelávania, a preto sme čoskoro nie len interne, ale taktiež verejne začali summit nazývať online festivalom rozvoja, na ktorom si mohol každý vybrať to, čo považuje za najzaujímavejšie a slobodne si to pozrieť.
Teach for Slovakia
Nakoľko má každý ročník ankety Learning & Development Awards charitatívny charakter, od prvej chvíle sme mali jasno v tom, že výťažok z tohto eventu chceme taktiež darovať na dobrú vec. Tentokrát sme sa rozhodli podporiť deti zo sociálne znevýhodneného prostredia prostredníctvom projektov Teach for Slovakia, združenia, s ktorým už dlhodobo spolupracujeme.
Na jednu stranu sme mali ambíciu vyzbierať čo najviac, na stranu druhú sme si uvedomovali, že táto doba nie je jednoduchá. Väčšina z 587 registrovaných ľudí tak využila možnosť prihlásiť sa úplne zadarmo, či už išlo o ľudí vo firmách alebo študentov a učiteľov škôl.
Podarilo sa nám vyzbierať 2000 EUR, ktoré spoločne so všetkými rečníkmi, ktorí vystúpili bez nároku na honorár, venujeme na vyššie spomínané projekty. Veľké poďakovanie patrí nie len rečníkom, ale taktiež všetkým, ktorí si lístok kúpili alebo event podporili svojou účasťou - či už to boli jednotlivci alebo firmy. Ďakujeme!
Moderátor
Moderátorom eventu bol Michal Domonkoš, ktorý na začiatku ešte celkom nevedel, do čoho ide a ako to bude celé prebiehať. To platilo aj z druhej strany, nakoľko to bola naša prvá spolupráca. Mali sme prirodzené obavy, či Michal zapadne do celého konceptu, avšak ako sa ukázalo, boli zbytočné a on dokázal, že je skutočný profesionál. Svoju rolu zvládol výborne a spoločne sme si celodenné vysielanie užili.
Pri moderovaní mu asistoval náš kolega Roman Kurnický, ktorý sa k účastníkom prihováral z nášho štúdia a dopĺňal Michala lektorským pohľadom na rečníkov.
Čo nás tento event naučil?
Ak dáte ľuďom príliš veľa prednášok na výber, vyvoláte u nich dilemu. Zatiaľ čo my sme dostali poučenie do budúcnosti, že menej je niekedy viac, všetci účastníci dostanú videonahrávky prednášok, ktoré si nestihli pozrieť. Dopozerať tak môžu príspevky všetkých lektorov, ktorí nám dali povolenie na ich zverejnenie.
Aj napriek poctivej príprave dokážu technológie vždy prekvapiť. Hoci mnoho firiem v dobrej viere zavádza bezpečnostné opatrenia firemných notebookov, v rámci summitu spôsobili, že sa niektorí účastníci nemohli pripojiť na všetky prednášky.
S úprimným zámerom, nadšením a s dobrými ľuďmi sa aj v krátkej dobe dajú dosiahnuť veľké veci. Tento event nebol o organizátorovi. Bol o rečníkoch, ich témach a dobrom skutku. Bol o komunite, ktorá sa dokázala spojiť vtedy, keď to bolo potrebné a prispôsobiť podmienkam, ktoré nám tento rok priniesol.
A ako ste to celé vnímali vy? Budeme vďační za spätnú väzbu na priebeh eventu a rečníkov, ktorí si ju jednoznačne zaslúžia. Môžete tak urobiť prostredníctvom krátkeho formulára.
V mene všetkých Vám za organizátora eventu, spoločnosť Developium, člena skupiny Recruitmen&Developium Group, zo srdca ďakujeme.
